Gestion contractuelle

Règlement numéro 148-2007

RÈGLEMENT DÉLÉGUANT CERTAINS POUVOIRS D’AUTORISER DES DÉPENSES ET DE PASSER DES CONTRATS

ATTENDU QUE le 14 octobre 2003, le conseil de la MRC a adopté le règlement numéro 95-2003, ayant pour objet de déléguer certains pouvoirs d’autoriser des dépenses et de passer des contrats;

ATTENDU QU’une mise à jour de ce règlement est devenue nécessaire suite à l’adoption du règlement numéro 149-2007 ayant pour objet de décréter des règles de contrôle et de suivi budgétaires;

ATTENDU QU’un avis de motion de la présentation de ce règlement a été donné lors de la session ordinaire du 9 octobre 2007;

EN CONSÉQUENCE: Il est proposé par, monsieur Jean-Rock Pedneault

appuyé de monsieur Lucien Boily.

ET RÉSOLU À L’UNANIMITÉ DES MEMBRES:

Que le présent règlement soit adopté comme suit:

ARTICLE 1

Le préambule fait partie intégrante du présent règlement.

ARTICLE 2

Le présent règlement abroge à toute fin que de droit le règlement numéro 95-2003 adopté le 14 octobre 2003.

ARTICLE 3

Le pouvoir d’autoriser les dépenses et de passer les contrats spécifiquement prévus au présent règlement est délégué au secrétaire-trésorier et directeur général.

ARTICLE 3

Dans le présent règlement, les termes qui suivent ont le sens qui leur est attribué dans cet article, à savoir :

a)         MRC :            désigne  la  Municipalité  régionale de  comté de Lac-Saint-Jean-Est

b)        Conseil :         désigne le Conseil de la Municipalité régionale de comté de Lac-Saint-Jean-Est

ARTICLE 5

La délégation du pouvoir d’autoriser des dépenses et de passer des contrats s’applique, en matière d’engagements financiers, aux objets de dépenses suivants :

a)         Achat de biens et services;

b)         Location de biens et services;

c)         Frais de déplacement, de formation, de colloque et de congrès;

d)        Temps supplémentaires des employés;

e)         Engagement des employés (référence article 165.1 du Code municipal);

f)         Frais d’adhésion à diverses associations;

g)         Frais relatifs à l’assurance cautionnement et responsabilité professionnelle du secrétaire-trésorier et directeur général et du secrétaire-trésorier adjoint.

ARTICLE 6

Le secrétaire-trésorier et directeur général a le pouvoir de passer les contrats nécessaires pour exercer la compétence qui lui est dévolue par le présent règlement, le tout au nom de la MRC.

ARTICLE  7

Dans le cadre du champ de compétence concernant les engagements financiers des dépenses prévues à l’article 5 du présent règlement, le pouvoir délégué d’autorisation des dépenses est limité à des montants n’excédant pas cinq mille dollars (5 000 $) par transaction.

ARTICLE 8

Toute autorisation de dépense accordée en vertu du présent règlement doit, pour être valide, être faite conformément au règlement en vigueur en matière de contrôle et de suivi budgétaires ainsi que de ses amendements.

Toutefois, en ce qui concerne l’alinéa e) de l’article 5 seulement, si l’engagement du fonctionnaire ou de l’employé a effet durant plus d’un exercice financier, un certificat du secrétaire-trésorier et directeur général indiquant qu’il y a à cette fin des crédits suffisants doit être produit pour la partie des dépenses qui sera effectuée au cours du premier exercice et ensuite au début de chaque exercice durant lequel l’engagement a effet.

ARTICLE 9

Les règles d’attribution des contrats par la MRC s’appliquent, compte tenu des adaptations nécessaires, à un contrat accordé en vertu du présent règlement.  Toutefois, dans le cas où il est nécessaire que le Ministre des Affaires municipales donne son autorisation à l’adjudication d’un contrat à une autre personne que celle qui a fait la soumission la plus basse, seul le conseil peut demander cette autorisation au Ministre.

ARTICLE 10

Le secrétaire-trésorier et directeur général qui accorde une autorisation de dépense ou un contrat l’indique dans un rapport qu’il transmet au conseil conformément aux dispositions du règlement en vigueur en matière de contrôle et de suivi budgétaires ainsi que de ses amendements.

Dans le cas de l’alinéa e) de l’article 5 seulement, la liste des personnes engagées doit être déposée au cours d’une séance du conseil qui suit leur engagement.

ARTICLE 11

Le paiement associé aux dépenses et aux contrats conclu conformément au présent règlement peut être effectué par le secrétaire-trésorier et directeur général sans autre autorisation, à même les fonds de la MRC, et mention de tel paiement doit être indiquée dans le rapport qu’il doit transmettre au conseil conformément à l’article 961.1 du Code municipal.

ARTICLE 12          

Les pouvoirs délégués en vertu du présent règlement au secrétaire-trésorier et directeur général sont en son absence, dévolus au secrétaire-trésorier adjoint.

ARTICLE 13
Le présent règlement entrera en vigueur conformément à la loi.

 

MRC de Lac-Saint-Jean-Est - Politique de gestion contractuelle - 14 décembre 2010

PRÉSENTATION

La présente «Politique de gestion contractuelle» est adoptée en vertu de l’article 938.1.2 du Code municipal.

En vertu de cette disposition, toute municipalité doit adopter une politique de gestion contractuelle s’appliquant aux contrats municipaux et prévoyant des mesures pour assurer une saine concurrence entre les personnes contractant ou voulant contracter avec la municipalité.

Les mesures en question doivent viser sept (7) thèmes de préoccupation clairement précisés dans cette disposition législative. Ces thèmes doivent contenir minimalement deux mesures spécifiques.

Il est à noter que la présente politique n’a pas pour objectif de remplacer, modifier ou bonifier toute disposition législative ou règle jurisprudentielle applicable en matière d’octroi ou de gestion de contrats municipaux.

 

LES MESURES DE MAINTIEN D’UNE SAINE CONCURRENCE

1. Mesures visant à assurer que tout soumissionnaire ou l’un de ses représentants n’a pas communiqué ou tenté de communiquer, dans le but de l’influencer, avec un des membres du comité de sélection relativement à la demande de soumissions pour laquelle il a présenté une soumission.

a) Le conseil délègue au directeur-général le pouvoir de former tout comité de sélection nécessaire pour recevoir, étudier les soumissions reçues et tirer les conclusions qui s’imposent.

b) Tout comité de sélection doit être constitué avant le lancement de l’appel d’offres et être composé d’au moins trois membres.

c) Tout membre du conseil, tout employé et tout mandataire de celle-ci doit préserver, en tout temps, la confidentialité de l’identité des membres de tout comité de sélection.

d) Lors de tout appel d’offres exigeant la création d’un comité de sélection, les documents d’appel d’offres doivent contenir des dispositions aux effets suivants:

  • Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission une déclaration attestant que ni lui ni aucun de ses représentants n’a communiqué ou tenté de communiquer dans le but d’exercer une influence, avec un des membres du comité de sélection.
  • Si un soumissionnaire ou un de ses représentants communique ou tente de communiquer, dans le but de l’influencer, avec un des membres du comité de sélection, sa soumission sera automatiquement rejetée.


2. Mesures favorisant le respect des lois applicables qui visent à lutter contre le truquage des offres

a) Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission une déclaration attestant que sa soumission a été préparée et déposée sans qu’il y ait eu collusion, communication, entente ou arrangement avec tout autre soumissionnaire ou personne pour convenir des prix à soumettre ou pour influencer les prix soumis.

b) Doit être insérée dans les documents d’appel d’offres une disposition prévoyant que si un soumissionnaire s’est livré à une collusion, a communiqué ou a convenu d’une entente ou d’un arrangement avec un autre soumissionnaire ou un concurrent pour influencer ou fixer les prix soumis, sa soumission sera automatiquement rejetée.


3. Mesures visant à assurer le respect de la Loi sur la transparence et l’éthique en matière de lobbyisme et du Code de déontologie des lobbyistes adopté en vertu de cette loi

a) Tout membre du conseil ou tout employé s’assure auprès de toute personne qui communique avec lui aux fins de l’obtention d’un contrat que celle-ci s’est inscrite au Registre des lobbyistes prévu par la Loi sur la transparence et l’éthique en matière de lobbyisme.

b) Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission une déclaration attestant que ni lui ni aucun de ses représentants ne s’est livré à une communication d’influence aux fins de l’obtention du contrat, ou, si telle communication d’influence a eu lieu, joindre à sa soumission une déclaration à l’effet que cette communication a été faite après que toute inscription exigée en vertu de la loi au Registre des lobbyistes ait été faite.


4. Mesures ayant pour but de prévenir les gestes d’intimidation, de trafic d’influence ou de corruption

a) La municipalité doit, dans le cas des appels d’offres sur invitation écrite, favoriser dans la mesure du possible l’invitation d’entreprises différentes. L’identité des personnes ainsi invitée ne peut être rendue publique que lors de l’ouverture des soumissions.

b) Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission une déclaration attestant que ni lui ni aucun de ses collaborateurs ou employés ne s’est livré à des gestes d’intimidation, de trafic d’influence ou de corruption.

c) Tout appel d’offres doit indiquer que si une personne s’est livrée à l’un ou l’autre des actes mentionnés au paragraphe qui précède, la soumission de celle-ci sera automatiquement rejetée.


5. Mesures ayant pour but de prévenir les situations de conflits d’intérêts

a) Toute personne participant à l’élaboration, l’exécution ou le suivi d’un appel d’offres ou d’un contrat, ainsi que le secrétaire et les membres d’un comité de sélection le cas échéant, doivent déclarer tout conflit d’intérêts et toute situation de conflit d’intérêts potentiel.

b) Aucune personne en conflit d’intérêts ne peut participer à l’élaboration, l’exécution ou le suivi d’un appel d’offres ou d’un contrat.

c) Tout soumissionnaire doit joindre à sa soumission une déclaration attestant qu’il n’existait aucun lien suscitant ou susceptible de susciter un conflit d’intérêts en raison de ses liens avec un membre du conseil ou un fonctionnaire.


6. Mesures ayant pour but de prévenir toute autre situation susceptible de compromettre l’impartialité et l’objectivité du processus de demande de soumissions et de la gestion du contrat qui en résulte

a) Aux fins de tout appel d’offres, est identifié un responsable de l’appel d’offres à qui est confié le mandat de fournir toute information concernant l’appel d’offres et il est prévu dans tout document d’appel d’offres que tout soumissionnaire potentiel ou tout soumissionnaire doit s’adresser à ce seul responsable pour obtenir toute précision relativement à l’appel d’offres.

b) Lors de tout appel d’offres, il est interdit à tout membre du conseil et à tout employé de la municipalité de répondre à toute demande de précision relativement à tout appel d’offres autrement qu’en référant le demandeur à la personne responsable.


7. Mesures visant à encadrer la prise de toute décision ayant pour effet d’autoriser la modification d’un contrat

a) La municipalité doit, dans tout contrat, établir une procédure encadrant toute autorisation de modification du contrat et prévoir que telle modification n’est possible que si elle est accessoire au contrat et n’en change pas la nature.

b) La municipalité doit prévoir dans les documents d’appel d’offres tenir des réunions de chantier régulièrement pendant l’exécution de travaux afin d’assurer le suivi de l’exécution du contrat.